Descubre cómo una empresa cerámica valenciana automatizó la entrada de pedidos con IA, reduciendo errores y liberando horas de trabajo manual cada día.
María García Gayet
Si tu equipo dedica horas a introducir pedidos a mano, este artículo es para ti.
Correos con PDFs adjuntos, pedidos por WhatsApp, Excel con referencias que hay que cruzar con el ERP... En el sector cerámico valenciano esto es el pan de cada día. Y tiene un coste real: errores de introducción, retrasos en confirmación, y personas cualificadas haciendo trabajo repetitivo que no aporta valor.
En Agora Tech hemos implementado un sistema de automatización de entrada de pedidos para una empresa cerámica de la Comunidad Valenciana. En este artículo te contamos cómo funciona, qué resultados ha dado y si tiene sentido para tu empresa.
El problema: pedidos que llegan por mil canales distintos
La mayoría de empresas industriales valencianas reciben pedidos de múltiples formas: email con PDF, email con Excel adjunto, portales EDI de grandes superficies, incluso WhatsApp en algunos casos. Cada canal tiene su formato. Cada formato requiere que alguien lo lea, lo interprete y lo introduzca en el ERP.
En una empresa cerámica con decenas de referencias y clientes en varias provincias, eso puede suponer 2-4 horas diarias de trabajo puramente manual. Trabajo que, además, genera errores: referencias mal copiadas, cantidades equivocadas, pedidos duplicados.
La solución: un agente de IA que lee, interpreta e introduce
Lo que implementamos fue un sistema basado en IA que hace exactamente lo que haría una persona, pero sin errores y en segundos:
Primero, el sistema recoge los pedidos entrantes independientemente del canal (email, PDF, Excel). Segundo, un modelo de IA extrae la información relevante: cliente, referencias, cantidades, fechas de entrega. Tercero, valida los datos contra el catálogo de productos y los clientes existentes en el ERP. Cuarto, introduce el pedido automáticamente o, si detecta alguna ambigüedad, lo marca para revisión humana.
No es magia. Es un flujo bien diseñado que combina OCR, procesamiento de lenguaje natural y conexión vía API con el sistema de gestión existente. Sin cambiar el ERP. Sin que los clientes tengan que cambiar cómo envían sus pedidos.
Resultados en el caso real
En la empresa cerámica valenciana con la que trabajamos, los resultados tras la implementación fueron:
91% de pedidos procesados sin intervención humana
Reducción del tiempo de confirmación de pedido de horas a minutos
Eliminación práctica de errores de introducción manual
El equipo administrativo liberado para tareas de mayor valor: gestión de incidencias, atención al cliente, seguimiento de cobros
El proyecto se implementó en 18 semanas con un enfoque por sprints, validando cada fase antes de avanzar a la siguiente.
¿Tiene sentido para tu empresa?
Este tipo de solución encaja especialmente bien si se dan estas condiciones: recibes más de 20-30 pedidos diarios, tus pedidos llegan en formatos variados y poco estandarizados, tienes un ERP implantado (Odoo, SAP, Dynamics o similar) y el equipo administrativo está saturado o cometiendo errores por volumen.
No tiene sentido si tu volumen es bajo o si ya tienes un portal EDI estandarizado con todos tus clientes. En ese caso hay otras áreas donde la IA puede aportarte más.
¿Tu empresa recibe pedidos de forma manual?
Si te has reconocido en alguno de los problemas de este artículo, tiene sentido que hablemos. En Agora Tech trabajamos con empresas industriales de la Comunidad Valenciana con pilotos de 4-6 semanas, resultados medibles y sin compromiso de continuidad hasta que no veas valor real.
La primera conversación es gratuita y sin compromiso. Cuéntanos tu caso y te decimos honestamente si la IA puede ayudarte, y por dónde empezar.
